Por dónde empezar con la IA en tu empresa: cómo elegir el primer proceso

La mayoría de los proyectos de IA que se quedan a medias no fallan por la tecnología. Fallan porque empezaron por el proceso equivocado: demasiado grande, sin datos o sin forma de saber si ha mejorado algo.

Elegir bien el primer caso es lo que más influye en que la IA llegue a usarse de verdad. Este es el método que seguimos con nuestros clientes.

Haz la lista de tareas, no de ideas

Pide a cada área que apunte durante una semana las tareas que repiten. No ideas («un chatbot», «IA para ventas»), sino tareas concretas: «metemos a mano las facturas de proveedores en el ERP», «planificamos las rutas del día con una hoja de cálculo», «respondemos veinte veces al día dónde está un pedido».

Una tarea concreta se puede medir. Una idea, no.

Puntúa cada tarea con cinco preguntas

• ¿Se repite mucho? Cuantas más veces al día o a la semana, más ahorro.
• ¿Sigue un patrón? Leer un documento, clasificar una consulta o repartir visitas siguen reglas, aunque tengan excepciones.
• ¿Tienes los datos? Documentos, histórico de consultas o de rutas. Si no existen, el primer proyecto es recogerlos.
• ¿Qué pasa si se equivoca? Mejor empezar donde un error se detecta y se corrige fácil, con una persona revisando lo dudoso.
• ¿Puedes medirlo hoy? Horas dedicadas, tiempo de respuesta o errores. Sin la cifra de partida no sabrás si ha mejorado.

Las tareas que puntúan alto en las cinco son tu primer proyecto. Suelen ser menos vistosas de lo esperado, y es buena señal.

Los tres primeros proyectos más habituales

Leer documentos

Facturas, albaranes, partes o contratos que alguien copia a mano en otro sistema. Es de lo más rentable porque el volumen es alto y el resultado se comprueba al momento. En Supplo la lectura automática de facturas acierta el 95 % y el trabajo manual de tramitación bajó un 95 %.

Planificar

Rutas, turnos o asignación de tareas. Un algoritmo propone la planificación y la persona la revisa. En Maids of Demand la planificación diaria pasó de dos o tres horas a menos de cinco minutos.

Responder consultas repetidas

Un asistente que contesta lo de siempre con los datos de tus sistemas y pasa a una persona lo demás. En Ezentis los chatbots resuelven el 60 % del soporte básico.

Haz un piloto corto y con una sola cifra

Define antes de empezar qué cifra tiene que moverse y cuánto. Por ejemplo: «bajar de cuatro horas diarias a una el registro de facturas». Construye lo mínimo para mover esa cifra, ponlo en manos del equipo que hace la tarea y mide durante unas semanas.

Si la cifra se mueve, amplías. Si no, has aprendido barato y sabes por qué.

Calcula el ahorro antes de decidir

Personas que hacen la tarea, horas a la semana, coste por hora y parte que se puede automatizar. Con esos cuatro datos tienes una estimación razonable de lo que vale el proyecto. Puedes hacerlo con nuestra calculadora de ahorro y traer el resultado a la primera conversación.